2025年十大最佳知识库软件全面指南

深入解析知识库软件的功能、类型与应用场景，并推荐2025年10款最佳工具，助力企业提升效率与客户体验。

简介

许多公司对服务台软件和知识管理软件已有所了解，但“知识库软件”这一独立类别，可能仍对不少企业来说比较陌生。事实上，掌握并应用知识库软件，能够为企业带来巨大的价值。

在本文中，我们将详细介绍：

• 什么是知识库软件及其用途

• 它与其他类似解决方案的区别

• 为什么企业需要知识库软件

• 知识库的常见类型与功能

• 市场上最佳的知识库软件推荐

简要答案：2025年最佳知识库软件包括：
Baklib、Zendesk、Notion、Nuclino、Confluence、Guru、Bloomfire、Zoho Desk、Helpcrunch、Knowmax 和 ProProfs。

这些工具能帮助企业创建、组织和管理知识库，实现高效协作与客户支持。

什么是知识库软件？

根据 TechTarget 的定义，知识库是一种机器可读的信息传播资源，用于优化信息收集、组织和检索。

而在 SaaS 语境下，知识库软件通常指基于云的工具，它可以帮助企业：

• 构建 自助式客户知识库

• 管理 内部团队知识文档

• 搭建 公共在线文档库

它与协作工具（如 Microsoft SharePoint）、通用文档管理工具或 CMS（如 WordPress、Squarespace）不同，更专注于信息架构、搜索体验、知识共享和支持场景。

附加模块或企业知识库

知识库软件行业正在快速增长。知识库软件正在取代作为大型帮助台软件套件一部分的附加知识库，以及对企业而言价格过高的企业知识管理解决方案。

软件即服务

就我们而言，知识库通常采用软件即服务（SaaS）模式销售。企业可以使用知识库软件创建自助式知识库，从而...

提供7×24小时客户支持服务。SaaS客户通过订阅模式即可在线访问软件，无需前期硬件投入、本地部署或持续维护。 随着企业规模扩大，Baklib SaaS知识库系统的用户容量可实现无限扩展。

知识库软件的类型

1. 外部/自助服务知识库

您将了解的第一类知识库是面向客户的外部文档站点。

软件文档

软件文档对于学习如何使用系统的软件产品用户非常重要。它可以包括安装指南、故障排除指南、功能指南、入门材料等。

产品文档

许多公司销售的产品需要组装或需要其他信息来学习如何使用产品。产品文档教会用户了解产品的技巧，并减少联系客户支持的需求。

用户手册

用户手册基本上是帮助客户理解产品和服务的指南，通常提供产品操作说明。用户手册的结构像一本书，用户可以前后翻阅。

FAQ页面

许多客户对销售商品和服务的公司有常见问题，FAQ页面通常显示在网站的某个位置。客户可以在有疑问时查阅FAQ，从而减轻支持团队的工作量。

故障排除指南

客户可能会遇到产品的常见问题，此时最好提供故障排除指南来为他们提供解决方案。故障排除指南分享了诊断问题的不同方法和建议...

2.安装指南

当客户购买新产品时，他们可能需要了解如何在系统中进行安装。安装指南包含了系统要求，并逐步引导用户完成安装过程。

内部知识库

其次，你需要了解内部知识库，这类知识库通常面向公司内部的员工。

标准操作流程

标准操作流程（SOP）包含了员工为了正确执行工作所需了解的所有程序和流程。SOP会引导员工逐步完成操作，并展示预期的结果以及必要的要求。

员工手册

员工手册包含了与公司相关的所有信息，例如企业文化、人力资源信息、福利、财务等。员工在有关公司工作的问题时，可以随时查阅手册。

流程文档

许多公司需要记录他们的流程，以确保在某些员工不在或离职时，这些流程可以被复制。流程文档使公司的流程变得明确，并帮助员工复制这些流程。

项目文档

项目可能有特定的文档，用于记录项目的核心内容，例如会议记录、目标和目的、业务案例、项目进度表等。这类文档意味着任何加入项目工作的人都可以快速上手。

销售文档

销售文档是销售代表成功达成交易所需的任何类型的信息。销售文档帮助代表寻找潜在客户、完成交易并处理异议。

为什么企业需要知识库软件？

如今，各类企业搭建在线知识库已成为普遍趋势。对于文档量庞大的高速增长型SaaS初创公司尤为如此，但不同知识库的定位可能截然不同。

自助式客户支持

知识库软件通常属于客户支持领域，它能帮助企业实现客户自助服务。

如果企业能将客户引导至知识库获取帮助，就能有效减少客服工单量，让支持团队集中精力处理复杂问题，而非重复回答基础咨询。

这类企业知识库通常是公开且允许谷歌索引的，多为产品知识型自服务平台。客户在线排障时可自主查找文档，这对SEO优化和营销获客具有双重价值。

团队协作与知识共享

知识库软件还能用于构建内部知识库。既可供客服团队共享工单关键信息，也能作为全公司共用的中央知识枢纽。

这类知识库可设置为需登录访问的私密空间，或通过

仅限通过特定IP地址访问。许多包含敏感信息的内部知识库都采用这种方式。

员工生产力

通过内部知识库，员工能够更聪明而非更辛苦地工作。当他们能即时获取关键信息时，生产力会得到提升，因为他们无需浪费时间寻找合适的人来回答问题。员工知道公司的知识都存储在知识库中，这有助于他们了解自身知识的盲区。与其浪费时间收集信息，员工可以将更多时间投入到与生产力直接相关的关键业务活动中。

客户留存

能够使用自助式知识库的客户更有可能长期留存，因为他们无需等待问题解答。客户会感受到公司预见了他们的需求，并提供了解决问题所需的实用资源。 当企业允许客户使用自助服务时，整体支持体验会得到改善，从而提升客户满意度和幸福感。当客户确信能获得积极的支持体验时，他们很可能会反复选择您的公司。 在这种情况下，Baklib知识库软件非常实用，因为它具备开箱即用的完整功能。您无需勉强整合笨重的解决方案（如SharePoint或Google Docs）。如果您已有一套满意的工单系统，仅需补充知识库功能，Baklib同样能轻松满足需求。

知识库软件的核心功能

知识库软件不仅实用，还具备区别于内容管理系统（CMS）等同类软件的独特功能。

大多数CMS软件专为博客、电商网站或企业品牌站点设计（例如WordPress或Squarespace）。这些平台缺乏构建自助服务或内部知识库所需的功能，尤其在高级信息架构和编辑功能方面存在不足。

知识库软件的核心功能体现在面向客户的前端体验和面向管理员的后端界面。以Baklib为例，您可以通过评论系统和多角色权限实现更高效的团队协作。

前端网站

知识库前端类似常规网站，但更注重分类体系、导航结构和文档排版。

主要前端功能包括：

• 聚焦顶级分类和搜索功能的主页

• 支持多级分类展示的清晰导航菜单

• 文章标注、代码片段、警示模块及元数据

• 符合品牌视觉规范的自定义能力

后端管理

知识库后端需具备编辑工作流、版本控制和内容组织能力。

主要后端功能包括：

• 多角色权限管理

• 文章作者分配

• 文章生命周期管理

• 内部标签系统

1. 工作流程

2. 编辑审核

3. 拖拽式内容重组

后端配置

后端配置可根据您的具体需求定制软件功能。

核心功能组包括：

• 与Intercom/Slack等关键软件的集成

• 文档导入导出功能

• 自定义域名映射

• 文章重定向功能

• 自动备份与恢复

知识库软件与传统CMS的核心差异在于：完善的编辑控制、强大的内容组织能力、智能搜索功能以及专业的文章排版工具。

设计您的知识库

选择正确的知识库软件时，系统会预置经过精心研究的模板，这些模板专为内容发现而设计。

通常您可以自定义这些模板以满足需求并体现公司品牌。但仍需考虑知识库优秀设计的基本原则，例如：

• 视觉设计——色彩、字体、间距、形状、"留白"

• 格式编排——巧妙运用标注框、内部链接、警告提示、标题和表格

• 导航——采用分层分类的直观菜单，体现信息架构（参见下节）

• 搜索——通过使用正确关键词和智能文章标签，增强搜索引擎功能

知识库软件内置多种模板变体，通常包含：

• 带有突出搜索框的主页

• 首页至少展示3个顶级分类

• 固定在页面左侧或顶部的导航菜单

• 可折叠式分类，最多支持6级层级

这些模板设计注重自助服务的用户体验——意味着内容布局清晰，用户能轻松发现或搜索内容，并实现恰当的内部链接。

Stripe知识库提供了绝佳的设计灵感，Twilio的知识库同样值得借鉴。

知识库信息架构

信息架构是信息的呈现方式，同时也指代让内容形成逻辑关联的幕后结构。

Peter Morville对信息架构的定义包含：

• 组织方案与结构：内容的分类与层级

• 标签系统：信息的组织呈现方式

• 导航系统：用户浏览或探索信息的路径

• 搜索系统：用户主动查找目标信息的方式

它通过有意义的分类命名、内容标识以及引导符号，帮助用户理解当前所在位置及可前往的路径。这与"规范导航"（即内容类别的固定排序）有本质区别。

Increment杂志对此有精辟阐述：

"规范索引是数据库表中父子关系的层级结构，而信息架构是面向知识库用户的可视化呈现，它以规范索引作为唯一真实数据源。"

完善的知识库信息架构直接影响内容可发现性，这是知识库用户体验的核心组成部分。良好的架构通过暗示信息间的内在关联，让用户能自主掌控学习路径。

最佳知识库软件

接下来我们将介绍市场上几款顶尖的知识库解决方案。

Baklib

如果您正在寻找知识库软件，那么无需再犹豫，Baklib就是您的最佳选择。Baklib高度适用于内部和外部知识库，开箱即用提供您所需的核心功能。Baklib由一支意识到市场上缺乏完美知识库解决方案的团队打造而成。我们的AI驱动知识库软件是一个易于使用的平台，支持通过Markdown或所见即所得编辑器创作内容。

您可以在几分钟内创建一个美观的知识库站点，吸引您的用户群体。只需简单拖放即可在不同类别间整理内容，并支持多达六级的深度内容分组。AI智能搜索功能让用户能轻松浏览内容并找到相关文章，即使搜索词存在拼写错误也不受影响。

Baklib真正的亮点在于其内容创作支持。Eddy-AI助手可以帮助生成文章标题供您选择或修改，自动生成文章摘要以优化SEO元描述，推荐应包含的相关文章，并建议可用于内容组织的标签。可以为内容贡献者分配不同的权限和角色，并支持标记文章以供审核。内容团队发现使用Baklib能获得比Google Docs等基础工具更强大的创作体验。

Baklib可与Zendesk、Freshdesk、Slack、Drift、Intercom、Chrome、Microsoft Teams等众多平台集成。此外，您还可以通过Javascript代码片段与任何产品集成。

Zendesk

Zendesk Guide 是另一款与 Zendesk 捆绑的知识库工具。您可以使用 Zendesk Guide 与帮助台系统集成，创建面向客户或支持人员的文章。虽然您需要购买 Zendesk 帮助台才能使用 Guide，但您可以创建一个内容格式精美、吸引用户的知识库。Guide 会保存知识库的历史记录，方便您查看谁在何时进行了哪些更改。

Notion

Notion 是一款设计精美的知识库软件，可用于托管项目、文档和 Wiki，供内部团队访问。Notion 在用户体验方面下足了功夫，确保用户享受使用该平台创建文档的过程。您可以用多种方式格式化 Notion 知识库，确保页面相互关联，让用户轻松发现内容。Notion 是知识库与项目管理软件的结合体，能帮助员工推进工作。

Nuclino

Nuclino 是另一款内部知识库软件，能将所有重要信息集中在一处。Nuclino 支持创建文档和管理项目，无需使用多种工具。文本、图片、视频和任务让您的文档更

焕发活力，为您的用户创造美妙的体验。在Nuclino中，您可以实时协作，即时查看其他用户输入的内容变更。

Confluence

Confluence是Atlassian推出的Wiki协作软件，专为远程团队设计。它不仅是最基础的知识存储空间，更配备了提升工作效率的丰富功能。您可以通过表格、成员标签、日程安排和评论等元素创建多样化文档，让知识记录过程充满交互性。 对比Baklib与Confluence的功能特性，找到最适合您的解决方案。

Guru

Guru是一款聚焦知识关联性的Wiki工具，它能整合团队所有知识资产，直观展示内容间的网状关系。通过与多款流行应用的深度集成，Guru让信息获取变得轻松有趣。用户可实时验证内容准确性，确保所用信息始终最新。无论是市场部、工程组还是客服团队，都能用Guru打造专属的精美知识库。

Bloomfire

Bloomfire作为知识库软件，致力于打破企业信息孤岛，通过智能搜索和社交化功能促进组织级知识流动。其可视化分析看板能清晰展现内容使用热度，而即时讨论功能则让知识在碰撞中持续进化。特别适合需要跨部门共享专业知识的成长型企业。 通过将知识集中在一处来减少组织中的信息孤岛。Bloomfire的搜索功能深度索引每个文件（包括视频），这意味着员工随时可以获取相关知识。个性化信息流为知识库用户提供相关内容，使员工能发现他们原本未主动搜索的信息。Bloomfire将知识视为社区活动，通过问答功能确保员工高度参与知识库建设。

Zoho Desk

Zoho Desk的客服软件内置知识库功能，可用于创建用户自助服务内容。支持创建多个具有定制化展示效果的知识库，打造完全品牌化的帮助中心。根据内容性质可选择公开或私有知识库。Zoho Desk还提供创建论坛和社区的功能，让用户能互相解答产品问题。

HelpCrunch

HelpCrunch是另一款内置知识库的客服软件，其知识库操作简单，并能与产品套件其他功能无缝集成。该知识库主要面向客户，旨在减少支持团队收到的工单量。与其他附加型知识库不同，HelpCrunch提供分析功能帮助追踪文章效果。

Knowmax

Knowmax 是一款以客户体验为先的知识管理平台，帮助企业建立统一的组织知识源。其AI驱动的知识管理功能通过最佳行动指南、可视化操作指引、知识文章和常见问题解答等形式，为客服人员和客户提供可执行的知识支持。

借助Knowmax的AI技术，客服人员可以将信息搜索转化为交互式问答，每个回答都有精确的知识来源支持。知识创作者能够轻松扩展内容：将静态故障排除文章转化为最佳行动工作流，复用现有内容，并自动生成文章摘要。

内置的分析报告功能可详细展示知识库健康度、工具使用情况、搜索趋势等数据。与CRM、在线聊天、电话系统等现有客户体验工具的无缝集成，确保相关人员随时获取所需知识。

总结

最后，您可以考虑Baklib的知识库解决方案，它能快速为客户或员工搭建帮助中心。提供多种内容模板帮助设计知识内容，确保优质用户体验。Baklib支持与Salesforce、Slack等系统的深度集成，让内容创作更加便捷。

许多企业希望使用完全免费的知识库软件，但需要注意的是，除了大多数SaaS产品提供的免费试用期外，真正长期免费的解决方案往往会在功能或服务上有所限制。

随着文档量的增长，免费软件很快就会显得过于基础而无法满足您的需求。 其他软件公司声称提供"免费"的知识库软件，但实际上只是他们主要产品的附加功能。 主要选项包括：

1. ClickUp文档 - 随ClickUp项目管理生态系统提供的免费知识库和文档协作工具

2. Freshdesk知识库 - 随Freshdesk工单系统附带的知识库

3. Intercom文章 - 提供的是全渠道客户沟通平台，而非独立知识库

4. Hubspot知识库 - 作为其CRM和营销软件生态系统的一部分

5. Dropbox Paper - 随DropBox项目管理软件提供的免费知识库解决方案

这些选项并非真正免费，因为您需要为其他软件功能付费。 另一个选择是使用WordPress的"免费"插件（如果您已托管网站）。它可以直接安装到WordPress中，作为知识库使用。 免费软件在自定义、用户体验和产品支持方面总是存在局限。在这种情况下，信息架构和内容分类能力仅适用于非常有限的内容量。 如果对知识库有任何发展计划，... 免费”方案并不够好——除非你计划开源。

选择正确的知识库软件

即使你做了充分调研，投资任何新软件解决方案通常都像一场赌博。选择SaaS知识库的优势在于你不会被长期合约绑定，通常可以先免费试用再决定。

为了提高成功概率，请确保你了解知识库软件行业特性以及你所需软件的确切类型。

评估知识库软件的关键问题

以下自检问题清单供参考：你是否需要

• 面向开发者且具备完善文档功能的版本控制系统？

• 公司网站的内容管理系统？

• 用于客户支持或内部知识管理的完整产品知识库？

• 可能需要哪些软件集成？

• 需要多大程度的定制化？

• 安全要求是什么？

• 需要支持多少用户？

• 公司预期增长速度如何？

• 首选文档格式是什么？

如果最后一个问题回答"是"，说明你需要专业的知识库软件。

在调研不同解决方案前，请先记录所有问题的答案。